Pisanie e-maili w języku angielskim formalnym - Poradnik dotyczący pisania formalnych e-maili w języku angielskim
Pisanie e-maili w języku angielskim formalnym jest ważne w biznesowym i profesjonalnym środowisku, zwłaszcza w firmach działających międzynarodowo lub zatrudniających osoby obcojęzyczne. Zachowanie formalności i odpowiedniego tonu jest kluczowe, aby zapewnić profesjonalizm i skuteczność komunikacji oraz zapobiec konfliktom. Poniżej przedstawione zostało kilka zasad, które sprawią, że Pisanie e-maili w języku angielskim formalnym stania się dla Ciebie łatwiejsze!
Rozpoczęcie wiadomości - pisanie e-maili w języku angielskim formalnym:
- Użyj odpowiedniego powitania, takiego jak “Dear Mr./Ms./Dr. [Nazwisko]” lub “Dear [Tytuł] [Nazwisko]”.
- Jeśli nie znasz imienia odbiorcy, możesz użyć “Dear Sir/Madam” lub “To Whom It May Concern” (tłum.”do tych, których może to dotyczyć”)
Zaimki grzecznościowe:
- Używaj zaimków grzecznościowych, takich jak “you”, “your” i “yours”, aby odnosić się do odbiorcy.
- Unikaj nieformalnych zaimków, takich jak “hey” czy “dude”.
- Należy używać właściwych zwrotów grzecznościowych w stosunku do osoby, do której piszemy:
- do mężczyzny: “Mr”, bądź – gdy jest to mężczyzna starszy bądź o wyższym stanowisku/statusie – “Sir” ;
- do kobiety: “Miss” – gdy jest kobieta niezamężna bądź nie znamy jej stanu cywilnego; “Mrs” – gdy jest to kobieta zamężna lub wdowa;
- “Ms” – może być użyte w stosunku do każdej kobiety, jest neutralne jeśli chodzi o jej stan cywilny.
Język angielski formalny:
- Używaj formalnego języka i unikaj skrótów, slangowych wyrażeń i kolokwializmów.
- Stosuj odpowiednie zwroty grzecznościowe, takie jak “please“, “thank you” i “kind regards“.
- nie używaj wyrażeń z apostrofem: należy pisać np. “You are” zamiast “You’re”.
Struktura i układ:
- Zadbaj o to, by temat maila był jasny i zwięzły
- Wprowadź temat e-maila w pierwszym akapicie. Wyjaśnij, o co dokładnie chodzi w tej wiadomości.
- Uporządkuj treść e-maila w paragrafach, aby ułatwić czytanie i zrozumienie.
- Zachowaj krótkie i zwięzłe zdania, aby uniknąć niejasności.
Unikaj emocji i niejasności:
- Zachowaj profesjonalizm i unikaj wyrażania emocji w e-mailach.
- Unikaj niejasnych stwierdzeń. Wyraź się jasno i precyzyjnie.
Zakończenie e-maila:
- Użyj odpowiedniego zakończenia, takiego jak “Yours sincerely” lub “Kind regards“, a następnie podpisz się swoim imieniem i nazwiskiem.
- Jeśli piszesz e-mail w imieniu firmy, użyj zakończenia takiego jak “Yours faithfully” lub “Best regards“.
- Wyrażenia “Yours sincerely” należy używać tylko w stosunku do adresata, którego znasz, tzn. w rozpoczęciu został wymieniony z nazwiska.
- Wyrażenia “Yours faithfully” w brytyjskim angielskim używa się w zakończeniu wtedy, gdy nie znamy adresata i jego nazwiska; w amerykańskim angielskim rolę tego wyrażenia przyjmuje “Yours truly” .
- Sprawdź poprawność gramatyczną i ortograficzną.
- Możesz skorzystać z narzędzi do sprawdzania poprawności językowej, takich jak programy do edycji tekstu lub korektory online.
Odpowiedź na e-maile:
- Odpowiadaj na e-maile w możliwie najkrótszym czasie.
- Upewnij się, że odpowiedź jest spójna, klarowna i adekwatna do pytania lub prośby otrzymanej w e-mailu.
Pamiętaj, że zasady pisania formalnych e-maili mogą się różnić w zależności od kontekstu i kultury biznesowej oraz relacji między osobami prowadzącymi konwersację. Jeśli masz wątpliwości, możesz zawsze skonsultować się z osobą o wyższym stanowisku lub współpracownikami, aby uzyskać dodatkowe wskazówki. Pamiętaj, że szacunek, jasność i uprzejmość są kluczowe w komunikacji pisemnej w języku angielskim, ale nie tylko – powinny być wartościami obecnymi w każdej prowadzonej w przestrzeni publicznej konwersacji.
Poznaj nasze kursy ESP Masterclass!
Dowiedz się więcej o naszych kursach!
Jeśli interesują Cię ciekawostki językowe, zaobserwuj nasze social media!
